Una breve guida al Processo Civile Telematico (PCT) con attenzione alle novità apportate dal d.l. n. 90/2014.

Il decreto legge 90/2014 è intervenuto in maniera incisiva sul processo civile telematico con una serie di disposizioni racchiuse sotto il capo II, rubricato, per l’appunto, come “disposizioni per garantire l’effettività del processo telematico”.
Pressoché tutte le norme del d.l. 90/2014 dedicate al PCT costituiscono modificazioni ed integrazioni del decreto legge 179/2912 (cd. “decreto sviluppo bis”), che a sua volta prevedeva numerose disposizioni tese a garantire l’attuazione del processo civile telematico (articoli 16, 16-bis, 16-ter… sino a 16-octies, secondo la numerazione risultante dalle modifiche apportate dal ridetto d.l. 90/2014).
Vediamo quindi quali sono le novità introdotte dal decreto e cosa avverrà a partire dal prossimo 30 giugno 2014. Ed infatti il 30 giugno 2014, il 31 dicembre 2014, ed il 30 giugno 2015 sono tre date che ogni avvocato dovrà annotare sulla propria agenda (possibilmente elettronica), in quanto scandiscono la progressiva obbligatorietà del PCT.

GIUDIZI DAVANTI AL TRIBUNALE CIVILE (contenziosi o di volontaria giurisdizione). PROGRESSIVA ATTUAZIONE DEL PCT.
A partire dal 30 giugno 2014 entra in vigore l’obbligo del deposito telematico nelle cause civili di competenza del tribunale, sebbene con alcune differenze tra giudizi pendenti e nuovi giudizi.
Dispone l’art. 44 del d.l. 90/2014 al primo comma

“Art. 44 (Obbligatorietà del deposito telematico degli atti processuali)
1. Le disposizioni di cui ai commi 1, 2 e 3 dell’articolo 16-bis del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221, si applicano esclusivamente ai procedimenti iniziati innanzi al tribunale ordinario dal 30 giugno 2014. Per i procedimenti di cui al periodo precedente iniziati prima del 30 giugno 2014, le predette disposizioni si applicano a decorrere dal 31 dicembre 2014; fino a quest’ultima data, nei casi previsti dai commi 1, 2 e 3 dell’articolo 16-bis del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221, gli atti processuali ed i documenti possono essere depositati con modalità telematiche e in tal caso il deposito si perfeziona esclusivamente con tali modalità.”
Mentre i commi dell’art. 16-bis del d.l. 179/2012 prevedono che:

“Art. 16 bis Obbligatorietà del deposito telematico degli atti processuali
1. Salvo quanto previsto dal comma 5, a decorrere dal 30 giugno 2014 nei procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione, innanzi al tribunale, il deposito degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite ha luogo esclusivamente con modalità telematiche, nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. Allo stesso modo si procede per il deposito degli atti e dei documenti da parte dei soggetti nominati o delegati dall’autorità giudiziaria. Le parti provvedono, con le modalità di cui al presente comma. a depositare gli atti e i documenti provenienti dai soggetti da esse nominati. Per difensori non si intendono i dipendenti di cui si avvalgono le pubbliche amministrazioni per stare in giudizio personalmente.
2. Nei processi esecutivi di cui al libro III del codice di procedura civile la disposizione di cui al comma 1 si applica successivamente al deposito dell’atto con cui inizia l’esecuzione.
3. Nelle procedure concorsuali la disposizione di cui al comma 1 si applica esclusivamente al deposito degli atti e dei documenti da parte del curatore, del commissario giudiziale, del liquidatore, del commissario liquidatore e del commissario straordinario.”
Dalla lettura combinata delle due norme si evidenzia una disciplina differenziata tra giudizi (contenziosi o di volontaria giurisdizione di competenza del tribunale) pendenti e nuovi giudizi, iscritti al ruolo a partire dal 30 giugno 2014.

Giudizi iscritti al ruolo a partire dal 30 giugno 2014: c’è l’obbligo immediato del deposito telematico degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite. L’obbligo del deposito telematico riguarda quindi tutti quegli atti endoprocessuali quali, ad esempio, le memorie ex art. 183, 6 comma, memorie conclusionali e di replica) Atto di citazione e comparsa di costituzione e risposta si potranno depositare in forma cartacea.
Giudizi già pendenti alla data del 30 giugno 2014: in tal caso è prevista una proroga per il deposito telematico degli atti endoprocessuali. L’obbligo del deposito telematico scatterà a partire dal 31 dicembre 2014. Tuttavia il deposito cartaceo è offerto in alternativa a quello telematico. Il deposito telematico – se l’avvocato preferirà avvalersene – è da solo sufficiente e perfettamente valido.

Pertanto dal 31 dicembre 2014 per tutti i giudizi contenziosi o di volontaria giurisdizione, innanzi al tribunale sarà obbligatorio il deposito degli atti processuali con modalità telematica.
Bisogna tuttavia fare attenzione a quanto previsto dal 5 comma dell’art. 16-bis del d.l. 179/2012
“5. Con uno o più decreti aventi natura non regolamentare, da adottarsi sentiti l’Avvocatura generale dello Stato, il Consiglio nazionale forense ed i consigli dell’ordine degli avvocati interessati, il Ministro della giustizia, previa verifica, accertata la funzionalità dei servizi di comunicazione, può individuare i tribunali nei quali viene anticipato, nei procedimenti civili iniziati prima del 30 giugno 2014 ed anche limitatamente a specifiche categorie di procedimenti, il termine fissato dalla legge per l’obbligatorietà del deposito telematico.”
Ciò significa che il Ministero, previa verifica della funzionalità dei sistemi, può anticipare, rispetto alla data del 31 dicembre 2014, l’obbligo del deposito telematico per gli atti relativi a tutti i giudizi, a prescindere dalla data di iscrizione al ruolo.

UNA DEROGA PER I FUNZIONARI DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI.
L’obbligo del deposito telematico rimane escluso per i dipendenti di cui si avvalgono le pubbliche amministrazioni per stare in giudizio personalmente (ad esempio i funzionari INPS nelle cause di previdenza). Il 2 comma dell’art. 44 del D.L. 90/2014 ha infatti aggiunto al 1 comma dell’art. 16-bis il seguente inciso “Per difensori non si intendono i dipendenti di cui si avvalgono le pubbliche amministrazioni per stare in giudizio personalmente.”

GIUDIZI DAVANTI ALLA CORTE D’APPELLO.
L’ultima delle tre date indicate in premessa è il 30 giugno 2015 ed è rilevante per le cause davanti alle Corti d’Appello. Dal 30 giugno 2015 anche nei giudizi di appello sarà vigente l’obbligo del deposito telematico nelle Corti d’appello degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite. Allo stesso modo si procederà per il deposito degli atti e dei documenti da parte dei soggetti nominati o delegati dall’autorità giudiziaria. Le parti provvederanno, con le modalità telematiche, a depositare gli atti e i documenti provenienti dai soggetti da esse nominati.
Tanto prevede il 2 comma, lettera c) del D.L. 90/2014 che ha introdotto il comma 9-ter dell’art. dall’articolo 16-bis del d.l. 179/2012:
“9-ter. A decorrere dal 30 giugno 2015 nei procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione, innanzi alla corte dì appello, il deposito degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite ha luogo esclusivamente con modalità telematiche, nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. Allo stesso modo si procede per il deposito degli atti e dei documenti da parte dei soggetti nominati o delegati dall’autorità giudiziaria. Le parti provvedono, con le modalità di cui al presente comma, a depositare gli atti e i documenti provenienti dai soggetti da esse nominati. Con uno o più decreti aventi natura non regolamentare, da adottarsi sentiti l’Avvocatura generale dello Stato, il Consiglio nazionale forense ed i consigli dell’ordine degli avvocati interessati, il Ministro della giustizia, previa verifica, accertata la funzionalità dei servizi di comunicazione, può individuare le corti di appello nelle quali viene anticipato, nei procedimenti civili iniziati prima del 30 giugno 2015 ed anche limitatamente a specifiche categorie di procedimenti, il termine fissato dalla legge per l’obbligatorietà del deposito telematico.”
Attenzione dunque, è fatta riserva di anticipare l’entrata in vigore dell’obbligo del deposito telematico con specifici decreti ministeriali, previa verifica della funzionalità relativamente a ciascun specifico ufficio.

IL RICORSO PER DECRETO INGIUNTIVO (e il giudizio d’opposizione).
Per il ricorso per decreto ingiuntivo non ci sono proroghe. Dal 30 giugno 2014, ricorso e documenti allegati andranno depositati esclusivamente con modalità telematiche. La norma di riferimento è l’articolo 16 bis, 4 comma del d.l. 179/2012, che non è stata ritoccata dal d.l. 90/2014.
“4. A decorrere dal 30 giugno 2014, per il procedimento davanti al tribunale di cui al libro IV, titolo I, capo I del codice di procedura civile, escluso il giudizio di opposizione, il deposito dei provvedimenti, degli atti di parte e dei documenti ha luogo esclusivamente con modalità telematiche, nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. Il presidente del tribunale può autorizzare il deposito di cui al periodo precedente con modalità non telematiche quando i sistemi informatici del dominio giustizia non sono funzionanti e sussiste una indifferibile urgenza. Resta ferma l’applicazione della disposizione di cui al comma 1 al giudizio di opposizione al decreto d’ingiunzione.”
L’ultimo capoverso toglie ogni dubbio su come regolarsi con la citazione in opposizione. Il rimando alle norme del 1 comma fa si che il discrimine resterà rappresentato dalla data di instaurazione del giudizio, se l’opposizione è successiva al 30 giugno 2014 gli atti andranno depositati obbligatoriamente in via telematica.

QUANDO E COME SI PERFEZIONA UN DEPOSITO TELEMATICO.
A tale riguardo l’art. 51 del d.l. 90/2014 è intervenuto con una norma chiarificatrice, introdotta aggiungendo un capoverso al comma 7 dell’art. 16-bis del d.l. 179/2012 il cui tenore complessivo è ora il seguente:
“Il deposito di cui ai commi da 1 a 4 si ha per avvenuto al momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del ministero della giustizia. Il deposito è tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di scadenza e si applicano le disposizioni di cui all’articolo 155, quarto e quinto comma, del codice di procedura civile. Quando il messaggio di posta elettronica certificata eccede la dimensione massima stabilita nelle specifiche tecniche del responsabile per i sistemi informativi automatizzati del ministero della giustizia, il deposito degli atti o dei documenti può essere eseguito mediante gli invii di più messaggi di posta elettronica certificata. Il deposito è tempestivo quando è eseguito entro la fine del giorno di scadenza.”
È dunque chiaro che il perfezionamento del deposito nel PCT si compie con la generazione della ricevuta di avvenuta consegna della PEC da parte dal gestore PEC del Ministero della Giustizia.
Meno chiaro era l’aspetto temporale ovvero se si dovesse depositare entro l’orario di apertura della cancelleria o entro la mezzanotte del giorno di scadenza. La nuova norma risolve ogni dubbio, la secondo opzione è quella corretta: “Il deposito è tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di scadenza”.
Viene quindi implicitamente abrogato quanto disposto delle regole tecniche del processo telematico e, segnatamente, dall’ 13, comma 3, del D.M. n. 44/2011 che prevede(va) che “Quando la ricevuta è rilasciata dopo le ore 14 il deposito si considera effettuato il giorno feriale immediatamente successivo.”

DEPOSITI OLTRE IL LIMITE DI 30 MB.
Il sistema del PCT ha dei limiti “tecnici”, uno di questi è costituito dalla soglia di 30 MB per ciascuno deposito. In altri termini il contenuto della “busta” elettronica che si va a formare per l’invio alla cancelleria deve contenere file che, tra atti processuali e relativi allegati, non superino complessivamente 30Mb. Nella fase sperimentale del PCT si è tuttavia riscontrata l’esigenza di dover allegare documenti dal peso complessivo maggiore.
Allo stato la problematica è ovviata da un banale e semplice espediente, ora normativamente previsto ovvero il frazionamento degli allegati in più invii che rispettino, ciascuno, il limite dimensionale di 30MB e purché pervengano tutte entro il limite temporale suddetto.
A livello pratico si ricorda però che il sistema – o almeno la soluzione di accesso al PCT in uso al sottoscritto – rifiuta l’invio di soli allegati. Per superare la problematica bisognerà quindi inviare più volte lo stesso atto processuale, frazionando i soli allegati.

FIRMA DIGITALE DEL VERBALE D’UDIENZA. I TESTI NON DEVONO FIRMARE.
L’art. 45 del decreto legge 90/2014 (Modifiche al codice di procedura civile in materia di contenuto e di sottoscrizione del processo verbale e di comunicazione della sentenza) ha provveduto a modificare gli articoli 126, 2 comma e 207, 2 comma del codice di procedura civile.
All’esito delle modifiche apportate:

È stato eliminato l’obbligo di sottoscrizione del verbale di udienza da parte dei terzi che vi siano intervenuti (ad esempio, testi o C.T.U.).
Ora l’art. 126, 2 comma c.p.c. dispone “Il processo verbale è sottoscritto dal cancelliere. Se vi sono altri intervenuti, il cancelliere, quando la legge non dispone altrimenti, dà loro lettura del processo verbale.” Precedentemente era prevista anche la sottoscrizione da parte dei terzi o la menzione della causa per cui non avessero potuto sottoscrivere il verbale.

Il verbale andrà firmato digitalmente unicamente dal cancelliere il quale, nel caso di altri “intervenuti” all’udienza, dà ai medesimi lettura del processo verbale. Vista la prassi e la cronica carenza d’organico nei tribunali italiani, vi è da credere che, all’atto pratico sarà il giudice a redigere e firmare digitalmente il verbale.

I testi non devono più sottoscrivere le dichiarazioni rese. Dall’art. 207, 2 comma c.p.c. sono state soppresse le parole “che le sottoscrive”, per cui il testo della norma è ora il seguente “Le dichiarazioni delle parti e dei testimoni sono riportate in prima persona e sono lette al dichiarante [che le sottoscrive]”.
La finalità dell’abolizione delle firme da parte dei terzi è immediatamente intuibile. Venendo il processo verbale redatto direttamente in formato elettronico risulterebbe alquanto scomodo stampare il tutto, far firmare la dichiarazione o, comunque, far firmare il verbale ai testi, per poi scannerizzare la stampa onde acquisirla nuovamente in formato elettronico. Con le nuove disposizioni il verbale sarà “digitale nativo” ed acquisito direttamente dal sistema con enorme risparmio di tempo nonché con la notevole comodità per il giudicante derivante dal poter attingere direttamente il testo del verbale nella redazione di sentenze, decreti, ordinanze.

PUBBLICAZIONE E COMUNICAZIONE INTEGRALE DELLA SENTENZA CON MODALITÀ TELEMATICHE.
L’art. 45, del d.l. 90/2014 ha modificato anche l’art. 133, 2 comma c.p.c., disponendo che la comunicazione di cancelleria avente ad oggetto la sentenza, non sia limitata al solo dispositivo ma alla “versione integrale della sentenza” stessa.
Il testo completo dell’art. 133 è ora il seguente “La sentenza è resa pubblica mediante deposito nella cancelleria del giudice che l’ha pronunciata.
Il cancelliere dà atto del deposito in calce alla sentenza e vi appone la data e la firma, ed entro cinque giorni, mediante biglietto contenente il testo integrale della sentenza, ne dà notizia alle parti che si sono costituite”.
Ma come fa il cancelliere a darne notizia alle parti? Ovviamente il biglietto di cancelleria è superato. La notifica avviene tramite PEC, la norma di riferimento è l’art. 16, 1 comma del DM 44/2011.
“Art.16 Comunicazioni per via telematica
La comunicazione per via telematica dall’ufficio giudiziario ad un soggetto abilitato esterno o all’utente privato avviene mediante invio di un messaggio dall’indirizzo di posta elettronica certificata dell’ufficio giudiziario mittente all’indirizzo di posta elettronica certificata del destinatario, indicato nel registro generale degli indirizzi elettronici, ovvero per la persona fisica consultabile ai sensi dell’articolo 7 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 6 maggio 2009 e per l’impresa indicato nel registro delle imprese, secondo le specifiche tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 34”.

COPIE INFORMATICHE E POTERE DI AUTENTICA IN CAPO AGLI AVVOCATI.
L’art. 52 del decreto legge 90/2014 ha aggiunto all’art. 16-bis del d.l. 179/2012 il comma 9-bis che disciplina la possibilità di estrarre ed autenticare copia degli atti processuali e dei documenti che si trovano nel fascicolo elettronico.
Art. 16 comma 9-bis d.l. 179/2012 “Le copie informatiche, anche per immagine, di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonché dei provvedimenti di quest’ultimo, presenti nei fascicoli informatici dei procedimenti indicati nel presente articolo, equivalgono all’originale anche se prive della firma digitale del cancelliere. Il difensore, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale possono estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti di cui al periodo precedente ed attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Le copie analogiche ed informatiche, anche per immagine, estratte dal fascicolo informatico e munite dell’attestazione di conformità a norma del presente comma, equivalgono all’originale. Per i duplicati rimane fermo quanto previsto dall’articolo 23-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82: Le disposizioni.di cui al presente comma non si applicano agli atti processuali che contengono provvedimenti giudiziali che autorizzano il prelievo di somme di denaro vincolate all’ordine del giudice”.

Soggetti abilitati all’estrazione ed all’autentica della copia sono: il difensore, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale.

La copia può essere estratta sia in forma elettronica (banalmente, scaricando il file del relativo atto) sia in forma analogica (altrettanto banalmente, stampando il file che contiene l’atto).
La conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico è attestata dagli avvocati, che se ne assumono pertanto la responsabilità anche di natura penale.
Non possono essere estratte copie con tali modalità se si tratta di atti processuali che contengono provvedimenti giudiziali che autorizzano il prelievo di somme di denaro vincolate all’ordine del giudice.

ESENZIONE DEL DIRITTO DI COPIA.
Il secondo comma dell’art. 52 del d.l. 90/2014 prevede alcune modificazioni al DPR 30 maggio 2002, n. 115 (Testo Unico delle Spese di Giustizia) finalizzate ad introdurre esenzioni dai diritti di copia, se le copie sono estratte con modalità telematica ed autenticate dagli avvocati.
a) all’articolo 40 del DPR 115/2002, dopo il comma 1-ter sono aggiunti i seguenti:
“1-quater. Il diritto di copia senza certificazione di conformità non è dovuto quando la copia è estratta dal fascicolo informatico dai soggetti abilitati ad accedervi.
1-quinquies. Il diritto di copia autentica non è dovuto nei casi previsti dall’articolo 16-bis, comma 9-bis, del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221”.
b) all’articolo 268, dopo il comma 1 è aggiunto il seguente:

« 1-bis. Il diritto di copia autentica non è dovuto nei casi previsti dall’articolo 16-bis, comma 9-bis, del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221”.
c) all’articolo 269, il comma 1-bis è sostituito dal seguente: “1-bis. Il diritto di copia senza certificazione di conformità non è dovuto quando la copia è estratta dal fascicolo informatico dai soggetti abilitati ad accedervi”.

DOMICILIO DIGITALE. LE NOTIFICHE SI FANNO ALLA PEC RISULTANTE DAI REGISTRI PUBBLICI.
L’art. 52 del decreto legge aggiunge l’art. 16-sexies al d.l. n. 179/12 per cui, quando la legge prevede che le notifiche di atti in materia civile al difensore siano eseguite, ad istanza di parte, presso la cancelleria dell’ufficio giudiziario, alla notifica in cancelleria può procedersi solo quando non sia possibile, per causa imputabile al destinatario, la notifica presso l’indirizzo PEC, risultante da INI-PEC (www.inipec.gov.it) e REGINDE.c
È fatto salvo quanto previsto dall’art. 366 c.p.c. per il caso di ricorso per cassazione, in cui, se non è eletto domicilio in Roma e non è indicata la PEC le notifiche si continuano a fare in cancelleria.
“1. Salvo quanto previsto dall’articolo 366 del codice di procedura civile, quando la legge prevede che le notificazioni degli atti in materia civile al difensore siano eseguite, ad istanza di parte, presso la cancelleria dell’ufficio giudiziario, alla notificazione con le predette modalità può procedersi esclusivamente quando non sia possibile, per causa imputabile al destinatario, la notificazione presso l’indirizzo di posta elettronica certificata, risultante dagli elenchi di cui all’articolo 6-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, nonché dal registro generale degli indirizzi elettronici, gestito dal ministero della giustizia”.

LA NOTIFICA A MEZZO PEC EFFETTUATA DAGLI AVVOCATI.
Il d.l. 90/2014 è intervenuto apportando alcune modifiche alla disciplina delle notifiche a mezzo pec. La relativa disciplina è contenuta nella Legge 21 gennaio 1994, n. 53 (“Facoltà di notificazioni di atti civili, amministrativi e stragiudiziali per gli avvocati”) e che, all’art. 3-bis regolamenta la notificazione con modalità telematica.
A tale proposito si rimanda ad un più approfondito articolo dedicato alle notifiche in proprio effettuate dagli avvocati a mezzo pec.

RIFERIMENTI NORMATIVI DEL PROCESSO CIVILE TELEMATICO.
Qui di seguito i riferimenti normativi utili per meglio districarsi nel complesso di norme che disciplinano i vari aspetti del processo civile telematico.