La scuola a prova di privacy: la nuova guida del Garante per la protezione dei dati personali per insegnare la privacy e rispettarla a scuola.
Il Garante per la protezione dei dati personali ha pubblicato un aggiornamento delle linee guida relative al trattamento dei dati personali nelle istituzioni scolastiche.
Il nuovo documento tiene conto delle novitaĚ introdotte dal Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali (GDPR) e dellâevoluzione normativa applicabile al contesto educativo e formativo, ma raccoglie anche i casi affrontati dal Garante con maggiore frequenza, in modo da offrire elementi di riflessione e di approfondimento per tutti coloro che interagiscono con lâambiente scolastico a partire dalle scuole e dai loro Responsabili della protezione dei dati, anche alla luce dei tanti quesiti che vengono posti da studenti, famiglie, docenti, personale e istituzioni scolastiche.
Il vademecum punta inoltre a chiarire dubbi o fraintendimenti legati al trattamento dei dati nelle istituzioni scolastiche â dallâattivitaĚ didattica alla gestione dei rapporti di lavoro â e presenta anche alcune indicazioni e suggerimenti su come aiutare i piuĚ giovani a tutelarsi di fronte ai rischi connessi allo sviluppo del mondo digitale.
Il vademecum attualizza e amplia i contenuti giĂ presenti nel documento diffuso nel 2016 e li pone in linea con il Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali GDPR. Viene altresĂŹ posta lâattenzione su alcuni fenomeni che negli ultimi anni hanno coinvolto i piĂš giovani, come il cyberbullismo, il revenge porn e il sexting, oltre la c.d. educazione digitale (dallo sharenting alla corretta gestione dei video e delle foto realizzate in occasione di feste e gite scolastiche).
Il vademecum punta inoltre a chiarire dubbi o fraintendimenti legati al trattamento dei dati nelle istituzioni scolastiche â dallâattivitĂ didattica alla gestione dei rapporti di lavoro â e presenta anche alcune indicazioni e suggerimenti su come aiutare i piĂš giovani a tutelarsi di fronte ai rischi connessi allo sviluppo del mondo digitale.
Regole generali
Tutte le scuole hanno lâobbligo di far conoscere agli âinteressatiâ (studenti, famiglie, docenti e altro personale) come vengono trattati i loro dati personali.
Il linguaggio dellâinformativa deve essere facilmente comprensibile anche dai minori e deve contenere, in particolare, gli elementi essenziali del trattamento, specificando che le finalitĂ perseguite sono limitate esclusivamente al perseguimento delle funzioni istituzionali necessarie per assicurare il diritto allâistruzione e alla formazione attraverso lâerogazione dellâattivitĂ didattica.
Il Regolamento e il Codice per la protezione dei dati personali non prevedono un regime differenziato basato sulla natura pubblica o privata della scuola che tratta i dati per finalitĂ di istruzione e formazione, rilascio di titoli di studio
aventi valore legale, o connessi allo svolgimento di attivitĂ comunque soggette alla vigilanza del Ministero.
Pertanto tutte le scuole possono trattare i dati personali degli studenti, anche relativi a categorie particolari, funzionali allâattivitĂ didattica e formativa, per il perseguimento di specifiche finalitĂ istituzionali quando espressamente previsto dalla normativa di settore. Basi giuridiche quali, il consenso e/o il contratto, possono trovare invece applicazione per attivitĂ , non strettamente connesse a quelle didattiche o non previste dallâordinamento scolastico se poste in essere da scuole private (ad es. per lâerogazione di corsi di musica, lezioni di lingua straniera o attivitĂ sportive, teatrali non previste dal curricolo scolastico).
Allâinterno della scuola, titolare del trattamento, il dirigente scolastico, in quanto legale rappresentante, prende decisioni sulle attivitĂ di trattamento da intraprendere e sulle modalitĂ attraverso cui queste verranno svolte mediante il personale amministrativo e/o docente. Tale personale è quindi autorizzato a trattare i dati nellâambito delle attivitĂ didattiche o amministrative.
Categorie particolari di dati
- Origini razziali ed etniche
I dati che rilevino le origini razziali ed etniche possono essere trattati dalla scuola per favorire lâintegrazione degli alunni stranieri. Tali informazioni possono essere in alcuni casi desumibili anche dai nominativi o dai dati anagrafici degli alunni. - Convinzioni religiose
Gli istituti scolastici possono utilizzare i dati che rivelino le convinzioni religiose al fine di garantire la libertĂ di culto e per la fruizione dellâinsegnamento della religione cattolica o delle attivitĂ alternative a tale insegnamento. - Stato di salute
I dati relativi alla salute possono essere trattati per lâadozione di specifiche misure di sostegno o strumenti di ausilio per gli alunni con disabilitĂ , con disturbi specifici di apprendimento o con Bisogni Educativi Speciali; per la gestione delle assenze per malattia; per lâinsegnamento domiciliare e ospedaliero a favore degli alunni affetti da gravi patologie; per la partecipazione alle attivitĂ sportive, alle visite guidate e ai viaggi di istruzione; in presenza di un regime alimentare differenziato dovuto a intolleranze, allergie o specifiche patologie. - Opinioni politiche
Le opinioni politiche possono essere trattate dalla scuola esclusivamente per garantire la costituzione e il funzionamento degli organismi di rappresentanza: ad es., le consulte e le associazioni degli studenti e dei genitori. - Dati personali relativi a condanne penali e reati
I dati personali relativi a condanne penali e reati possono essere trattati per assicurare il diritto allo studio anche a soggetti sottoposti a regime di detenzione o di protezione, come i testimoni di giustizia.
Il rapporto di lavoro
Dirigenti, docenti e personale ATA sono anche soggetti interessati in quanto lavoratori cui si riferiscono i dati personali, anche relativi a categorie particolari.
La scuola tratta tali dati per la gestione del rapporto di lavoro nel rispetto delle norme di settore che regolano, ad es., le procedure di assunzione, lâadempimento degli obblighi di legge (quali gli specifici obblighi di comunicazione alle autoritĂ previdenziali o assicurative), la gestione delle assenze, i procedimenti disciplinari, i procedimenti valutativi, gli adempimenti in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro e quelli necessari alla cessazione del rapporto.
La scuola infatti â quando agisce come datore di lavoro â tratta i dati nel rispetto delle norme di settore e per adempiere a obblighi o compiti previsti dalla legge, non potendo invece il consenso del lavoratore costituire, di regola, un valido presupposto su cui fondare il trattamento. Ciò considerato lo squilibrio tra le parti del rapporto.
Specifiche garanzie e misure a tutela della riservatezza e della libertĂ dei lavoratori sono state stabilite dal Garante in relazione ai trattamenti delle categorie particolari di dati nel contesto lavorativo.
Tali dati sono infatti particolarmente delicati e possono comportare il rischio di conseguenze discriminatorie. Pertanto solo in casi tassativi e in presenza di particolari cautele il datore di lavoro può trattare informazioni relative ad es., alle convinzioni religiose o allâadesione a sindacati.
Come per tutti gli altri ambiti lavorativi, sono vietate, a tutela della sfera privata del dipendente, indagini o trattamenti di dati personali che non siano pertinenti rispetto alla mansione e allâattivitĂ lavorativa svolta (art. 113 del Codice).
Nel trattare i dati dei lavoratori la scuola deve adottare misure tecniche e organizzative per prevenire la conoscibilitĂ ingiustificata di dati personali dei propri dipendenti da parte di
soggetti terzi (famiglie, studenti, OO.SS., altri soggetti), al fine di evitare la comunicazione illecita di informazioni personali (ad es., riguardanti informazioni particolarmente delicate come lo stato di salute del lavoratore o lâassunzione di provvedimenti di carattere disciplinare o valutativo).
La scuola deve anche evitare la circolazione nellâambiente di lavoro di dati personali riferiti ai docenti o al personale amministrativo in favore di altri dipendenti che non siano specificamente autorizzati.
La scuola deve prestare attenzione, anche in occasione della predisposizione dellâorario delle lezioni, a non rendere reciprocamente note a tutti i colleghi informazioni relative alle specifiche causali di assenza dal servizio, anche attraverso acronimi o sigle.
Ciò soprattutto quando dalle stesse sia possibile evincere categorie particolari di dati personali (es. permessi sindacali o dati sanitari).
Diritto di accesso
Anche in ambito scolastico, ogni persona ha diritto di conoscere se sono conservate informazioni che la riguardano, di apprenderne il contenuto, di farle rettificare se erronee, incomplete o non
aggiornate, cancellare o di opporsi al loro trattamento.
Per esercitare questi diritti è possibile rivolgersi al âtitolare del trattamentoâ (in genere lâistituto scolastico di riferimento) anche per il tramite del Responsabile della Protezione dei Dati (RPD).
In tale caso il genitore, o lâalunno se maggiorenne, può formulare una specifica istanza per lâesercizio dei diritti utilizzando il modello disponibile sul sito web del Garante, www.gpdp.it, nella sezione âI miei dirittiâ (doc. web n. 1089924 e doc. web n. 9038275).
Se non si ottiene risposta, o se il riscontro non risulta adeguato, è possibile rivolgersi al Garante o alla magistratura ordinaria.
Diverso è il caso dellâaccesso agli atti amministrativi che, infatti, non è regolato dal Codice privacy, nĂŠ vigilato dal Garante per la protezione dei dati personali. Come indicato nella legge n. 241 del 1990 (e successive modifiche), spetta alla singola amministrazione (ad es. alla scuola) valutare se esistono i presupposti normativi che permettono di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi ai soggetti con un âinteresse diretto, concreto e attualeâ alla conoscibilitĂ degli atti.
Lâulteriore diritto di chiunque di accedere a dati e documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, anche ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione ai sensi del decreto 33/2013 (accesso civico e accesso civico generalizzato) â per favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sullâutilizzo delle risorse pubbliche â è consentito nelle forme e nei limiti di cui al d.lgs. n. 33 del 2013, come modificato dal d.lgs. n.97 del 2016.
Tutela davanti al Garante
In caso di violazione della normativa in materia di protezione dei dati personali â come ad es. quando si verifica una diffusione sul sito internet della scuola dei dati personali in assenza di una idonea
base giuridica â oppure in caso di trattamento dei dati senza aver ricevuto adeguate informazioni, la persona interessata (studente, famiglia, docente, altro personale) può rivolgersi al Garante presentando un reclamo.
Il reclamo può essere presentato solo dallâinteressato e contiene unâindicazione dettagliata dei fatti e delle circostanze su cui si fonda, delle disposizioni che si presumono violate e delle misure richieste, gli estremi identificativi del titolare o del responsabile del trattamento.
In alternativa, la persona interessata può rivolgersi allâautoritĂ giudiziaria ordinaria.
Chiunque abbia conoscenza di una possibile violazione del Regolamento o del Codice può invece presentare una segnalazione per sollecitare un controllo da parte del Garante, che però non comporta necessariamente lâadozione di un provvedimento nei confronti del titolare del trattamento.
Vita dello studente
Tutti gli istituti di ogni ordine e grado ma anche gli enti locali eventualmente competenti devono prestare particolare attenzione alle informazioni che richiedono ai fini dellâiscrizione scolastica
(effettuata, ad es., attraverso il sistema di iscrizioni online predisposto dal Ministero oppure attraverso moduli cartacei).
Le istituzioni scolastiche che intendono integrare e adeguare il modulo di iscrizione per offrire agli alunni ulteriori servizi in base al proprio Piano triennale dellâofferta formativa e alle risorse disponibili non possono richiedere informazioni personali non pertinenti rispetto alla finalitĂ di iscrizione (ad es. lo stato di salute dei nonni o la professione dei genitori).
Particolare attenzione deve essere prestata inoltre allâeventuale raccolta delle categorie particolari di dati personali. Il trattamento di questi dati, oltre a dover essere espressamente previsto dalla normativa di settore, richiede infatti specifiche garanzie a tutela dei diritti degli interessati e della integritĂ e riservatezza dei dati.
Temi e vita di classe
Non lede la privacy lâinsegnante che assegna ai propri alunni lo svolgimento di temi in classe riguardanti il loro mondo personale o familiare. Nel momento in cui gli elaborati vengono letti in classe
â specialmente se riguardano argomenti delicati â è affidata alla sensibilitĂ di ciascun insegnante la capacitĂ di trovare il giusto equilibrio tra le esigenze didattiche e la tutela dei dati personali.
Restano comunque validi gli obblighi di riservatezza giĂ previsti per il corpo docente riguardo al segreto dâufficio e professionale, nonchĂŠ quelli relativi alla conservazione dei dati personali eventualmente contenuti nei temi degli alunni.
In generale, nelle varie iniziative didattiche, considerata la particolare interazione che caratterizza la relazione e il dialogo educativo tra docente e alunni occorre sempre tenere in considerazione lâinteresse primario del minore e le eventuali conseguenze, anche sul piano relazionale, che potrebbero derivare dalla conoscibilitĂ /circolazione di informazioni personali o vicende familiari dellâalunno allâinterno della classe o della comunitĂ scolastica.
Voti ed esami
Le informazioni sul rendimento scolastico e sulla pubblicazione dellâesito degli esami sono soggette ad un regime di conoscibilitĂ stabilito dalla normativa di settore e dal Ministero.
Salvo lo specifico regime di pubblicità relativo agli esiti degli esami di Stato, non è ammessa la pubblicazione online degli esiti degli scrutini.
La pubblicazione dei voti online costituisce una forma di diffusione di dati particolarmente invasiva e non conforme allâattuale quadro normativo in materia di protezione dei dati. Una volta pubblicati, infatti, i voti rischiano di rimanere in rete per un tempo indefinito e possono essere utilizzati da soggetti estranei alla comunitĂ scolastica, determinando unâingiustificata violazione del diritto alla riservatezza degli studenti che sono in gran parte minori, con possibili ripercussioni anche sullo sviluppo della loro personalitĂ .
Pertanto gli esiti degli scrutini delle classi intermedie delle scuole secondarie di primo e di secondo grado e di ammissione agli esami di Stato del secondo ciclo di istruzione vanno resi disponibili, con la sola indicazione âammessoâ e ânon ammessoâ alla classe successiva, (ivi compresi, per le classi finali, i crediti scolastici attribuiti ai candidati) nellâarea riservata del registro elettronico cui possono accedere solo gli studenti della classe di riferimento.
I voti riportati nelle singole discipline dallâalunno, invece, sono riportati nellâarea riservata del registro elettronico a cui può accedere esclusivamente, con le proprie credenziali il singolo studente o la propria famiglia.
Qualora, invece, lâistituzione scolastica sia sprovvista di registro elettronico è consentita lâaffissione dei tabelloni, evitando di fornire, anche indirettamente, informazioni sulle condizioni di salute degli studenti, o altri dati personali non pertinenti.
Il riferimento alle âprove differenziateâ sostenute dagli studenti portatori di handicap o con disturbi specifici di apprendimento (DSA), ad esempio, non va inserito nei tabelloni, ma deve essere indicato solamente nellâattestazione da rilasciare allo studente.
Comunicazioni scolastiche
Il dirittoâdovere di informare le famiglie sullâattivitĂ e sugli avvenimenti della vita scolastica deve essere sempre bilanciato con lâesigenza di tutelare la personalitĂ dei minori. Ă quindi necessario
evitare di inserire, nelle circolari e nelle comunicazioni scolastiche non rivolte a specifici destinatari, dati personali che rendano identificabili, ad es., gli alunni coinvolti in casi di bullismo o destinatari di provvedimenti disciplinari o interessati in altre vicende particolarmente delicate.
DisabilitĂ e disturbi dellâapprendimento
Le istituzioni scolastiche devono prestare particolare attenzione a non diffondere, anche per mero errore materiale, dati relativi alla salute. Non è consentito, ad es., pubblicare online una circolare
contenente i nomi degli studenti con disabilitĂ . Occorre fare attenzione anche a chi ha accesso ai dati degli allievi con disabilitĂ o disturbi specifici dellâapprendimento (DSA), limitandone la conoscenza ai soli soggetti a ciò legittimati dalla normativa scolastica e da quella specifica di settore, come ad es. i docenti, i genitori e gli operatori sanitari che congiuntamente devono predisporre il piano educativo individualizzato.
Gestione servizio mensa
Gli enti locali che offrono il servizio mensa possono trattare i dati particolari degli alunni indispensabili per la fornitura di pasti nel caso in cui debbano rispondere a particolari richieste delle famiglie
legate, ad es., a determinati precetti religiosi o a specifiche condizioni di salute. Alcune particolari scelte, infatti (pasti vegetariani o rispondenti a determinati dettami religiosi) possono essere idonee a rivelare le convinzioni (religiose, filosofiche o di altro genere) dei genitori e degli alunni.
Dalla scuola al lavoro
Su richiesta degli studenti interessati, le istituzioni del sistema nazionale di istruzione, i centri di formazione professionale regionale, le scuole private non paritarie, le istituzioni di alta formazione
artistica e coreutica e le universitĂ statali e non, possono comunicare o diffondere, anche a privati e per via telematica, i dati relativi agli esiti formativi, intermedi e finali e altri dati personali (ad esclusione delle particolari categorie di dati e dei dati relativi a condanne penali) al fine di agevolare lâorientamento, la formazione e lâinserimento professionale anche allâestero. Prima di adempiere alla richiesta, gli istituti scolastici devono comunque provvedere a informare gli studenti su quali dati saranno utilizzati per tali finalitĂ .
Internet e nuove tecnologie
Cyberbullismo e altri fenomeni di rischio
Gli studenti, anche i piĂš giovani, rappresentano spesso lâavanguardia tecnologica allâinterno della scuola, grazie alla loro capacitĂ di utilizzare le opportunitĂ offerte da smartphone, tablet e
altri strumenti che consentono la connessione costante in rete. Tuttavia alla capacitĂ tecnologica non corrisponde spesso eguale maturitĂ nel comprendere la necessitĂ di difendere i propri diritti e quelli di altre persone, a partire dagli stessi compagni di studio.
I giovani devono essere consapevoli che le proprie azioni in rete possono produrre effetti negativi anche nella vita reale e per un tempo indefinito. Troppi ragazzi, insultati, discriminati, vittime di cyberbulli, soffrono, possono essere costretti a cambiare scuola o, nei casi piĂš tragici, arrivare al suicidio. Ă quindi estremamente importante prestare attenzione in caso si notino comportamenti anomali e fastidiosi su un social network, su sistemi di messaggistica istantanea (come Whatsapp, Snapchat, Skype, Messenger, etc.) o su siti che garantiscono comunicazioni anonime.
Se si è vittime di commenti odiosi, di cyberbullismo (vedi al riguardo: www.gpdp.it/cyberbullismo), di sexting, di revenge porn (vedi al riguardo: www.gpdp.it/revengeporn) o di altre ingerenze nella propria vita privata, non bisogna aspettare che la situazione degeneri ulteriormente.
Occorre avvisare subito i compagni, i professori, le famiglie se ci si rende conto che qualcuno è insultato o messo sotto pressione da compagni o da sconosciuti.
Si può chiedere al gestore del social network di intervenire contro eventuali abusi o di cancellare testi e immagini inappropriate. In caso di violazioni, è bene segnalare immediatamente il problema allâistituzione scolastica (in cui, di regola, è presente un referente per il cyberbullismo), al Garante della privacy e alle altre autoritĂ competenti.
Smartphone e tablet
Lâutilizzo di telefoni cellulari, di apparecchi per la registrazione di audio e immagini è in genere consentito, ma esclusivamente per fini personali, e sempre nel rispetto dei diritti e delle libertĂ fondamentali delle persone coinvolte, siano essi studenti, docenti o altro personale.
Le istituzioni scolastiche hanno, comunque, la possibilitĂ di regolare o di inibire lâutilizzo di registratori, smartphone, tablet e altri dispositivi elettronici allâinterno delle aule o nelle scuole stesse.
Gli studenti e gli altri membri della comunitĂ scolastica, in ogni caso, non possono diffondere audio, foto, video (ad es. pubblicandoli su Internet) senza avere prima informato adeguatamente e aver ottenuto lâesplicito consenso delle persone coinvolte.
Si deve quindi prestare particolare attenzione prima di caricare immagini e video su blog o social network, o di diffonderle attraverso mms o sistemi di messaggistica istantanea. Succede spesso, tra lâaltro, che una fotografia inviata a un amico o a un familiare venga poi inoltrata ad altri destinatari, generando involontariamente una comunicazione a catena dei dati personali raccolti. Tale pratica può dar luogo a gravi violazioni del diritto alla riservatezza delle persone riprese, e fare incorrere in sanzioni disciplinari, pecuniarie e in eventuali reati.
I genitori devono prestare particolare attenzione se intendono condividere online contenuti che riguardano i propri figli (foto, video, ecografie, storie).
Postare foto e video di diversi momenti della vita dei minori, magari accompagnati da informazioni tra cui lâindicazione del nome o dellâetĂ o il luogo in cui è stato ripreso, contribuisce a definire lâimmagine e la reputazione online.
Ciò che viene pubblicato online o condiviso nelle chat di messaggistica rischia di non essere piÚ nel nostro controllo e questo vale maggiormente nel caso dei minori.
I minori, inoltre, potrebbero non essere contenti di ritrovare loro immagini a disposizione di tutti o non essere dâaccordo con lâimmagine di sĂŠ stessi che si sta costruendo. Se proprio si decide di pubblicare immagini dei propri figli, è importante provare almeno a seguire alcune accortezze, come:
rendere irriconoscibile il viso del minore o coprirlo con una âfaccinaâ emoticon;
limitare le impostazioni di visibilitĂ delle immagini sui social network;
evitare la creazione di un account social dedicato al minore; leggere e comprendere le informative sulla privacy dei social network su cui carichiamo le fotografie.
Didattica a distanza
Le scuole che utilizzano sistemi di didattica a distanza nellâambito delle proprie finalitĂ istituzionali non devono chiedere il consenso al trattamento dei dati di studenti, genitori e docenti.
Le scuole sono però tenute ad assicurare la trasparenza del trattamento informando, con un linguaggio facilmente comprensibile anche dai minori, gli interessati (studenti, genitori e docenti) in merito, in particolare, alle caratteristiche essenziali del trattamento che viene effettuato specificando che le finalitĂ perseguite sono limitate esclusivamente allâerogazione della didattica a distanza, sulla base dei medesimi presupposti e con garanzie analoghe a quelle della didattica tradizionale.
Se la piattaforma prescelta per lâerogazione dellâattivitĂ didattica a distanza comporta il trattamento di dati personali di studenti, genitori, docenti o altro personale scolastico per conto della scuola, il rapporto con il fornitore dovrĂ essere regolato con contratto o altro atto giuridico e le istituzioni scolastiche dovranno assicurarsi che i dati trattati per loro conto siano utilizzati solo per finalitĂ didattiche.
Immagini di recite e gite scolastiche
Non violano la privacy le riprese video e le fotografie raccolte dai genitori durante le recite, le gite e i saggi scolastici. Le immagini, in questi casi, sono raccolte per fini personali e destinate
a un ambito familiare o amicale e non alla diffusione.
Va però prestata particolare attenzione alla eventuale pubblicazione delle medesime immagini su Internet e sui social network.
In tali casi la diffusione di immagini dei minori richiede, di regola, il consenso informato degli esercenti la responsabilitĂ genitoriale e delle altre persone presenti nelle fotografie e nei video.
Immagini di recite e gite scolastiche
Non violano la privacy le riprese video e le fotografie raccolte dai genitori durante le recite, le gite e i saggi scolastici. Le immagini, in questi casi, sono raccolte per fini personali e destinate
a un ambito familiare o amicale e non alla diffusione.
Va però prestata particolare attenzione alla eventuale pubblicazione delle medesime immagini su Internet e sui social network.
In tali casi la diffusione di immagini dei minori richiede, di regola, il consenso informato degli esercenti la responsabilitĂ genitoriale e delle altre persone presenti nelle fotografie e nei video.
Registrazione della lezione
Ă possibile registrare la lezione esclusivamente per scopi personali, ad es. per motivi di studio individuale, compatibilmente con le specifiche disposizioni scolastiche al
riguardo. Per ogni altro utilizzo o eventuale diffusione, anche su Internet, è necessario prima informare adeguatamente le persone coinvolte nella registrazione (docenti, famiglie, studenti, altro personale) e ottenere il loro consenso.
Non è invece ammessa la videoregistrazione della lezione in cui si manifestano le dinamiche di classe, neanche qualora si utilizzino piattaforme per la didattica a distanza. Lâutilizzo delle piattaforme deve essere, infatti, funzionale a ricreare lo âspazio virtualeâ in cui si esplica la relazione e lâinterazione tra il docente e gli studenti, non diversamente da quanto accade nelle lezioni in presenza.
Nellâambito dellâautonomia scolastica, gli istituti possono decidere di regolamentare diversamente o anche di inibire lâutilizzo di telefonini e altri strumenti che siano in grado di registrare immagini e voci.
In ogni caso deve essere sempre garantito il diritto degli studenti con DSA (disturbi specifici dellâapprendimento), o altre specifiche patologie, di utilizzare strumenti di ausilio per una maggiore flessibilitĂ didattica (come il registratore, il computer, il tablet, lo smartphone, etc.) di volta in volta previsti nei piani didattici personalizzati che li riguardano.
Registro elettronico
Lâimpiego del registro elettronico è previsto da specifiche disposizioni normative.
Il rapporto con il fornitore del servizio che comporta anche il trattamento di dati personali di studenti, famiglie, docenti e altro personale, deve essere disciplinato anche al fine di impartire al fornitore, in qualitĂ di responsabile del trattamento, le necessarie istruzioni.
Il personale amministrativo e i docenti, in quanto personale autorizzato a trattare i dati personali per conto della scuola, devono essere istruiti anche in merito alle specifiche funzionalitĂ del registro elettronico, al fine di prevenire che, ad es., informazioni relative a singoli studenti o docenti siano messe a disposizione di terzi o altro personale non autorizzato.
Le funzionalitĂ del registro elettronico, adeguatamente configurate, possono consentire la condivisione di materiali didattici, la realizzazione e consultazione di webinar o videolezioni e il dialogo in modo âsocialâ tra docenti, studenti e famiglie, limitando il ricorso a piattaforme che offrono anche molteplici ulteriori servizi, non sempre specificamente rivolti alla didattica.
Al fine di garantire la massima consapevolezza nellâutilizzo degli strumenti tecnologici â delle cui implicazioni non tutti gli studenti (soprattutto se minorenni) hanno piena cognizione â sarebbero auspicabili, in ogni caso, iniziative di sensibilizzazione in tal senso, rivolte a famiglie e ragazzi.
Pubblicazioni online
Le scuole di ogni ordine e grado sono tenute ad effettuare una serie di adempimenti previsti dalle disposizioni normative in materia di pubblicità e trasparenza della pubblica amministrazione. à però
necessario che gli istituti scolastici prestino particolare attenzione a non rendere accessibili informazioni che dovrebbero restare riservate o a mantenerle online oltre il tempo consentito, mettendo in questo modo a rischio la privacy e la dignitĂ delle persone a causa di unâerrata interpretazione della normativa o per semplice distrazione.
In particolare, allo scopo di facilitare la corretta applicazione della normativa in materia di pubblicitĂ e trasparenza della pubblica amministrazione, il Garante fin dal 2014 ha fornito indicazioni e chiarimenti con le âLinee guida in materia di trattamento di dati personali, contenuti anche in atti e documenti amministrativi, effettuato per finalitĂ di pubblicitĂ e trasparenza sul web da soggetti pubblici e da altri enti obbligatiâ (attualmente in corso di aggiornamento).
La pubblicazione su Internet di atti o documenti che riportano informazioni personali (graduatorie, circolari, determinazioni) deve avvenire nel rispetto dei principi generali di protezione dei dati, avendo riguardo anzitutto alla sussistenza di idonei presupposti di liceitĂ della diffusione online dei dati personali, verificando altresĂŹ che i dati oggetto di pubblicazione siano âadeguati, pertinenti e limitatiâ rispetto alle finalitĂ istituzionali perseguite.
Diversamente, tale diffusione può arrecare un pregiudizio alla riservatezza individuale (specie nei confronti di persone vulnerabili, come minori o lavoratori).
Per i documenti non liberamente disponibili online, restano comunque valide le norme che regolano presupposti, limiti e condizioni per lâaccesso.
Pubblicazioni dei nominativi degli alunni
La diffusione dei dati relativi alla composizione delle classi sul sito web istituzionale non è consentita in quanto la normativa in materia di protezione dei dati personali prevede che la
diffusione dei dati personali è lecita solo se prevista dalle disposizioni di settore.
I nominativi degli studenti distinti per classe possono essere resi noti per le classi prime delle scuole di ogni ordine e grado, tramite apposita comunicazione allâindirizzo e-mail fornito dalla famiglia in fase di iscrizione, mentre per le classi successive, lâelenco degli alunni, può essere reso disponibile nellâarea del registro elettronico a cui accedono tutti gli studenti della classe di riferimento.
Secondo una prassi ormai consolidata è consentita la pubblicazione al tabellone esposto nella bacheca scolastica dei nominativi degli studenti distinti per classe. Tale modalitĂ di pubblicazione del tabellone dovrebbe essere adottata in via residuale solo qualora lâistituzione scolastica sia sprovvista di registro elettronico o sia impossibilitata ad utilizzare strumenti di comunicazione telematica dei dati. In tutti i casi gli elenchi relativi alla composizione delle classi, resi disponibili con le modalitĂ sopraindicate, devono contenere i soli nominativi degli alunni e non devono riportare informazioni relative allo stato di salute degli studenti o altri dati personali non pertinenti (ad es. luogo e data di nascita, etc.).
Pubblicazioni dei nominativi degli alunni
Gli istituti scolastici possono pubblicare, in base a quanto previsto dalle specifiche diposizioni di settore e nei tempi ivi stabiliti, sui propri siti internet le graduatorie di docenti e personale
amministrativo tecnico e ausiliario (ATA) per consentire a chi ambisce a incarichi e supplenze di conoscere la propria posizione e punteggio. Tali liste devono però contenere solo i dati strettamente necessari allâindividuazione del candidato, come il nome, il cognome, il punteggio e la posizione in graduatoria.
Diversamente non devono essere riportati dati non pertinenti, quali, ad es., i numeri di telefono e gli indirizzi privati dei candidati. Tale diffusione dei contatti personali incrementa, tra lâaltro, il rischio di decontestualizzazione e di perdita di controllo sui dati e potrebbe, in taluni casi, esporre i lavoratori interessati a forme di stalking o a eventuali furti di identitĂ .
Pagamento servizio mensa
Non si può pubblicare sul sito della scuola, o inserire in bacheca, il nome e cognome degli studenti i cui genitori sono in ritardo nel pagamento della retta o del servizio mensa; nÊ può essere
diffuso lâelenco degli studenti, appartenenti a famiglie con reddito minimo o a fasce deboli, che usufruiscono gratuitamente di tale servizio. Gli avvisi messi online devono avere carattere generale, mentre alle singole persone ci si deve rivolgere con comunicazioni di carattere individuale. Il gestore del servizio deve inviare alle famiglie i âbollettiniâ di pagamento in busta chiusa. Eventuali buoni pasto, tra lâaltro, non possono avere colori differenziati in relazione alla fascia di reddito di appartenenza delle famiglie degli studenti beneficiari.
Queste semplici accortezze evitano che soggetti non legittimati possano venire a conoscenza di informazioni idonee a rivelare la situazione economica delle famiglie dei bambini.
Servizio scuolabus
Gli istituti scolastici e gli Enti locali non possono pubblicare online (sito della scuola, profilo social, etc.), in forma accessibile a chiunque, gli elenchi dei bambini che usufruiscono dei servizi di
scuolabus, indicando tra lâaltro le rispettive fermate di salita-discesa o altre informazioni sul servizio.
Tale diffusione di dati personali, che tra lâaltro può rendere i minori facile preda di eventuali malintenzionati, non può assolutamente essere effettuata o giustificata semplicemente affermando che si sta procedendo in tal senso solo per garantire la massima trasparenza del procedimento amministrativo.
Videosorveglianza
Ă possibile installare un sistema di videosorveglianza negli istituti scolastici quando risulti indispensabile per tutelare lâedificio e i beni scolastici, circoscrivendo le riprese alle sole
aree interessate, come ad es. quelle soggette a furti e ad atti vandalici.
La necessitĂ dellâinstallazione di tali sistemi deve essere valutata evitando di interferire con lâarmonico sviluppo della personalitĂ dei minori in relazione alla loro vita, al loro processo di maturazione e al loro diritto allâeducazione, sia con la libertĂ di scelta dei metodi educativi e dâinsegnamento.
In tale quadro, è necessario fare in modo che le telecamere, se posizionate allâinterno dellâistituto, siano attivate solo al termine delle attivitĂ scolastiche ed extrascolastiche, avendo cura di ottemperare alla disciplina in materia di controlli a distanza dei lavoratori ove ne ricorrano i presupposti.
Di contro, le aree perimetrali esterne degli edifici scolastici possono essere oggetto di ripresa, per tutelare lâedificio e i beni ivi contenuti, anche in orario di apertura degli stessi; in tal caso, lâangolo visuale deve essere delimitato solo alle predette aree perimetrali esterne, escludendo dalle riprese quelle non strettamente pertinenti allâedificio.
La presenza di telecamere deve sempre essere adeguatamente segnalata da appositi cartelli, visibili anche di notte qualora il sistema di videosorveglianza sia attivo in tale orario.
Tali considerazioni valgono anche per lâattivazione di sistemi di videosorveglianza presso asili nido e scuole per lâinfanzia sia pubblici che privati, non rinvenendosi, allo stato, disposizioni dellâordinamento nazionale che possano legittimare detti trattamenti in tali delicati contesti (Progetti di revisione della disciplina sullâutilizzo degli strumenti di videosorveglianza negli istituti scolastici sono attualmente allâattenzione del Parlamento).
Questionari per attivitĂ di ricerca
La raccolta di informazioni personali, spesso anche appartenenti alle particolari categorie di dati, per attivitaĚ di ricerca effettuate da soggetti legittimati, esterni alla scuola attraverso questionari, eĚÂ consentita soltanto se i ragazzi, o i genitori nel caso di minori, sono stati preventivamente informati in merito alle caratteristiche essenziali del trattamento dei loro dati personali. Studenti e genitori devono comunque essere lasciati liberi di non aderire allâiniziativa.
